如何保留商标使用证据—应对商标因连续三年停止使用被撤销

【中文关键字】商标使用证据的重要性；使用证据分类；证据保留的注意事项

　　一、商标使用证据的重要性

　　商标从使用之日起，便可能会遇到这样那样的问题，比如商标侵权诉讼、商标行政诉讼、著名商标的评定、驰名商标的认定、商标行政程序中的权力维护等，都会涉及到商标使用证据的问题，因此，当遇到具体法律问题时，能提供有效的使用证据是商标权利维护的保证，商标注册人必须做好未雨绸缪的工作。

　　二、商标使用证据的分类及证据固定形式

　　通过多年商标法律工作经验的积累，结合驰名商标认定工作需要提供的证据，笔者将商标使用证据划分为如下七种类别：

　　（一）商标注册及许可使用的证据

　　商标注册是商标专用权利产生的基础，只有经过注册申请并经商标局核准注册之后才享有商标专用权。商标注册阶段的证据主要包括商标注册受理通知书、商标注册证等。如果商标经过异议、驳回复审、争议、诉讼等程序，还应包括各个阶段产生的法律文书。

　　使用证据包括商标注册人使用的证据及被许可使用人使用的证据，如果将商标许可给他人使用，首先应签订商标使用许可合同，并且需要在签订合同后三个月内到商标局办理许可使用合同备案手续。被许可使用人使用商标的相关证据，商标注册人也要进行相应的保留，保留的方式可以是复印件，但必须要求被许可使用人在复印件上加盖公章，以确保其真实性。

　　商标注册阶段需要特别声明的是，如果申请注册的商标构成著作权法意义上的作品，在申请商标注册前最好进行著作权登记，这样，在商标获准注册前，商标注册申请人可以以著作权对抗他人的侵权行为。

　　（二）商标所标示的商品销售情况及财务指标情况的证据

1、商品销售合同、发票销售合同是商标使用的最基础的证据，对于销售合同，一定要保留原件。有合同就会涉及到发票，但一般来说发票归属财务部门管理，但可以将发票原件保留在财务部门，复印件保留到合同当中。合同及发票当中要能体现出具体使用的商标，这样才能保证相关证据被相关部门采信，因此，在制作合同及开具发票时，一定要注意这一点。

2、公司财务审计报告有很多公司并不是每年都进行财务审计，而是需要时临时进行审计。为了保证证据的及时有效提供，建议每个会计年度结束后都进行财务审计，有条件的企业还可以针对某一特定品牌的财务状况进行专项审计。

3、纳税证据

　　关于纳税证据，可以像财务审计报告一样进行一个专项审计，也可以在每个会计年度终结之后到税务局开局纳税情况的证明。

4、权威部门关于产量、销量的证明商品产销量如果可以量化，比如具体到多少个、多少吨等，那么企业可以自行统计产量、销量等数据，最好可以形成第三方出具的相关证明，例如当地统计局的证明、地方或国家行业协会的证明、其他官方或非官方权威机构出具的证明等。

5、如果涉及到出口，还需保留出口的相应证据，比如出口合同、发票、报关单、海关部门对出口情况的证明等。

　　（三）广告宣传的证据

1、广告宣传合同、发票、图样

　　进行广告宣传，一般需要签订合同，签订合同时，需要在合同当中细化广告的具体内容，也就是需要涉及到具体的商标，发票也要涉及到商标。

　　对于实际宣传的广告图样，如果是报刊、杂志，需要保留原件。如果是电视广告或者电台广告，需要由广告公司或者电视台、电台出具广告已经播出的相关证明。如果是户外广告，在广告实际投放之后，需进行拍照，由广告公司对所拍照片进行确认，并作为广告合同的附件。如果是参加展会，需要保留相应的合同、发票，并且对展会现场进行拍照，由展会的筹办方对所拍照片进行确认，或者出具确已参加展会的证明。如果是网络广告，需要保留广告合同、发票等。此外，还会涉及到其他类型的广告，在具体证据保留上都应注意相应证据必须能充分证实广告的真实性，并且相应广告是针对某一特定商标的宣传。

2、广告发布情况专项审计报告

　　每个会计年度结束之后，对广告的实际投放情况进行专项的审计，审计的具体内容包括广告的载体、广告额等。

　　（四）商标知名度的证据

1、商标及商标所标示的商品获得的荣誉，此类证据保留相关荣誉证书、牌匾的原件。

2、企业获得的荣誉，此类证据保留荣誉证书、牌匾的原件。

3、地方或国家行业协会对企业或者商标所标示的产品进行的排名情况的证据。

　　（五）企业良好社会形象的证据

1、各级行政官员及知名人士对企业的访问情况，此类证据保留相关的报道原件或者访问的照片，照片要能体现具体时间。

2、企业从事公益活动的证据，具体包括捐款发票，捐助救灾物资证明，资助贫困学生证明，修路证明等等。

3、新闻媒体对商标及企业的报道，此类证据保留报道的原件。

　　（六）企业注重知识产权保护的证据

1、商标保护的证据，具体包括商标被侵权的法院判决书、行政管理机关的行政处罚决定书，商标局的及商标评审委员会的裁定书等。

2、企业获得的专利证书。

4、企业获得的著作权证书。

　　（七）其他可以证明商标使用及知名度的证据

1、企业获得的质量管理体系、环境管理体系等证书。

2、企业参与行业标准制定的相关证据。

3、产品质量检测报告。

　　三、商标使用证据的管理

对于商标使用证据的管理工作，一般企业会有专门的法务人员来管理，但实践当中的管理人员一是没有相关的经验，二是往往形成不了具体的制度，三是执行时不到位。笔者建议企业进行如下工作：

1、成立专门的商标管理部门。

2、对商标管理部门配备专业的商标管理人员。

3、在公司制度层面上形成商标管理制度。

4、对商标使用证据进行分类归类整理，分类建档。

5、企业中高层对商标管理制度执行情况进行监督。

【作者简介】刘东海，北京市长安律师事务所律师∣合伙人。

【写作时间】2012年